Як обрати ERP-систему для експортера товарів?
Експорт товарів — це діяльність, де потрібно комплексно управляти процесами. Але часто, коли збільшується кількість продажів та кількість магазинів на маркетплейсах, стає важко контролювати грошові потоки. Виникає конкретний запит: скільки і на чому я заробляю?
Ми звернулися до наших партнерів з ERP-системи Bimp, щоб вони відповіли на 2 питання:
- Чому експортеру важливо вести управлінський облік?
- Як правильно обрати IT-рішення для цього?
Якщо говорити простими словами, то управлінський облік для експортера — це система фінансових звітів, що допомагають підприємцю оцінювати ефективність своїх продажів на закордонних ecommerce-майданчиках.
Це дані, що надходять з кожного процесу: від закупки сировини до продажів готових товарів на Amazon, Etsy, eBay, Shopify, Allegro тощо.
Чому експортеру важливо вести облік?
Тут виокремлюємо 6 основних причин:
- Фінансовий контроль. Управлінський облік допомагає експортерам зберігати контроль над фінансами підприємства, точно бачити прибутки та витрати.
- Планування та стратегія. Підприємець визначає ключові аспекти експортної діяльності — вигідні ринки, оптимальний час поставок, маркетингові канали тощо. Це дає змогу розробити план для збільшення обсягів експорту.
- Оцінка рентабельності. Експортер оцінює рентабельність кожного контракту з контрагентом. Це допомагає визначити, на якому напрямку краще сконцентруватися, щоб уникати збитків.
- Контроль складу. Облік допомагає керувати запасами товарів, що будуть продаватися за межами України. Це дозволяє уникнути надмірного накопичення асортименту і зменшити витрати на їх зберігання.
- Дотримання регуляторних вимог. Це про міжнародні стандарти та регуляторні вимоги щодо звітності. Правильно налаштований облік дозволяє уникнути потенційних штрафів та інших правових проблем.
- Моніторинг ефективності. Експортер може моніторити результативність та вчасно реагувати на будь-які зміни. На цьому етапі підприємець починає прогнозувати.
ERP для експортерів: як обрати?
Спочатку, коли бізнес зовсім малий, підприємець веде облік в звичайному паперовому блокноті. Потім переходить на Excel, бо інформації стає доволі багато. Але з часом і таблички починають дратувати, бо складно аналізувати комплексну картину.
Тут на поміч експортеру приходить Enterprise Resource Planning (ERP) — програмне забезпечення, яке допомагає управляти бізнес-процесами, починаючи від виробництва і закінчуючи фінансовим контролем.
Ось кілька кроків, які допоможуть вам обрати найкращу ERP для вашого експортного бізнесу:
- Аналізуйте свої потреби. Перед тим, як почати пошук ERP-системи, зробіть аналіз своїх потреб. Визначте, які саме функції вам потрібні для управління експортними операціями. Наприклад, це можуть бути функції з управління запасами, логістики, фінансового обліку, аналітики тощо. Врахуйте особливості експортного бізнесу, такі як міжнародні стандарти та правила, обмін валютами тощо.
- Пошук підходящих ERP-систем. Після того, як ви зрозуміли свої потреби, розпочніть пошук підходящих ERP. Існує безліч розробників, тому важливо обрати тих, хто спеціалізується на роздрібному експортному бізнесі. Досліджуйте різні опції, звертайте увагу на рейтинги.
3. Врахуйте інтеграцію з міжнародними маркетплейсами. Перед тим, як приймати рішення, переконайтеся, що обрана ERP може інтегруватися з маркетплейсами, на яких ви продаєте товари. Наприклад, ми в Bimp вже в 2022 році зробили інтеграції з Etsy, eBay, Shopify та іншими вітринами, тому що багато українських підприємців почали продавати на експорт.
4. Зверніть увагу на безпеку даних. Безпека даних є критичним аспектом для експортера. Ви обробляєте чутливі комерційні та клієнтські дані, тому важливо, щоб обрана ERP забезпечувала найвищий рівень захисту і шифрування. Перевірте, чи відповідає система вимогам щодо безпеки і чи має вона сертифікати відповідно до міжнародних стандартів.
5. Врахуйте масштабованість. Ваш експортний бізнес буде зростати, тому важливо одразу забезпечити, щоб обрана ERP могла масштабуватися разом із показниками. Переконайтеся, що система може легко адаптуватися до змін товарообігу і додаткових потреб, які можуть з’явитися в майбутньому.
6. Перевірте підтримку та навчання. Нарешті, перевірте, який рівень підтримки та навчання надає розробник ERP-системи. Ефективне впровадження потребує підготовки персоналу, а також може виникнути необхідність в допомозі під час щоденної роботи з ПЗ.
Обираючи ERP-систему для експортного бізнесу, в першу чергу спирайтеся на конкретні потреби. Спочатку виписуєте свої побажання, потім оцінюєте функціонал.
Ми в Укрпошта радимо звернути увагу на українську ERP Bimp. Якщо ви учасник E-Export School, можете отримати безкоштовний доступ на 7 днів, щоб оцінити продукт перед тим, як його придбати.
Вартість Bimp: $29/міс на 1-го користувача.